諸法律 – ページ 9 – 全国対応の公認会計士越田圭事務所（北陸地方の石川県金沢市所在）

電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能の確保

※　論点整理を目的とした投稿ですので、事案の概要と論点をひとまとめにした箇条書きのみを記載しています。結論は、どこかの媒体で発表するかもしれませんし、発表しないかもしれません。

・表題の機能は電子帳簿保存法施行規則8条1項5号で求められているもの

・主要な記録項目による検索、範囲指定による検索、2以上の条件を組み合わせての検索機能がほしいとのこと

・電磁的記録自体にこの機能を持たせるのは中小企業にとって酷ではないか？

・会計ソフトなら検索機能があるのでは？

・会計ソフトの仕訳や伝票入力時に電磁的記録を特定できる情報（番号等）を入れておけば、会計ソフトを介して電磁的記録の検索も十分可能なのでは？

・そもそも国会で審議のうえに定められた法律そのものではなく、「施行規則（財務省令）」なので、拡大解釈の余地は法律に比べて大きいのでは？

・この規定は電子帳簿保存法そのものではなく、財務省令である施行規則に規定。ということは、法律そのものではないため、拡大解釈の余地があるかも？

・施行規則4条によると、パターンは４つ。①タイムスタンプ方式その１、②タイムスタンプ方式その２、③訂正又は削除がそもそもできない、あるいは訂正又は削除履歴が確認できるシステムを使うこと、④訂正又は削除に関する運用規程を整備し、運用すること

・タイムスタンプを導入できる余裕がある事業者は少なく、③か④？

・電磁的記録を受領するだけの事業者の場合は、③の場合、PDFのアプリケーションによって、訂正又は削除がそもそもできないという要件を充足しているのでは？

・④を推奨する輩もいるが、運用規程は整備しただけではだめで、適切な運用が必要になる。そのような追加的負担を従業員に強いる必要があるか？

１．全般

・「電子取引の取引情報」とは、データ。紙でもらっていた請求書、領収書、納品書等を電子化したもの。

・これを印刷して会計処理の根拠として保管するのが一般的だったが、電子帳簿保存法の改正により、紙で保存するのがダメになっちゃう？

・「電子取引の取引情報」ってどうやって保存するの？電子メールやその添付ファイルが届いたら、そのまま保管してるだけじゃダメか？

・電子メールや添付ファイルの他、当該取引先のウェブサイトで「電子取引の取引情報」が閲覧できる場合でも、わざわざデータ化して残しておかなきゃいけないか？

２．システム関係書類等の備え付け

・システム概要書って市販の会計ソフトだけなら、当該ソフトの説明書で十分ではないか？

・運用規程って普段やっていることを箇条書きで整理すれば十分じゃないか？

３．検索要件関係

・帳簿の摘要欄に「電子取引の取引情報」が識別できる番号を記載する運用にすれば、「電子取引の取引情報」の整理表など作る必要はないのではないか？

・取引先のウェブサイトで確認できる「電子取引の取引情報」については、わざわざファイルで保存する必要はなく、税務調査等で照会があった場合に、遅滞なく示せるように整理しておけば十分ではないか？

・取引先のウェブサイトで確認できず、取引先から電子メール等で送信されてきた「電子取引の取引情報」は、帳簿の仕訳番号、伝票番号等をファイル名に加えて整理しておけば十分ではないか？